นโยบายการอำนวยความสะดวกและส่งเสริมการเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้น
บริษัท เอพี (ไทยแลนด์) จำกัด (มหาชน) และบริษัทในเครือ ตระหนักและเล็งเห็นถึงความสำคัญต่อการเคารพในสิทธิและความเท่าเทียมกันของผู้ถือหุ้นทุกราย ทั้งนักลงทุนชาวไทย นักลงทุนต่างชาติ นักลงทุนรายย่อย และนักลงทุนสถาบัน บริษัทจึงได้กำหนดนโยบายการอำนวยความสะดวกและส่งเสริมการเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้นขึ้น โดยมีหลักปฏิบัติ ดังนี้
- เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นเสนอชื่อบุคคลเพื่อรับการพิจารณาเลือกตั้งเป็นกรรมการและเสนอระเบียบวาระการประชุมในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น รวมถึงส่งคำถามเกี่ยวกับการประชุมล่วงหน้าในระยะเวลาที่กำหนด
- จัดให้มีการจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีอย่างโปร่งใส มีประสิทธิภาพ เป็นไปตามกฎหมาย และข้อบังคับบริษัท โดยจัดขึ้นภายในสี่ (4) เดือน นับแต่วันสิ้นสุดรอบปีบัญชีของบริษัท
- มีการเผยแพร่หนังสือบอกกล่าวเชิญประชุมผู้ถือหุ้นและเอกสารประกอบเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 30 วันก่อนการประชุม ผ่านทางช่องทางที่หลากหลาย ทั้งการแจ้งข่าวผ่านตลาดหลักทรัพย์และทางเว็บไซต์ของบริษัท เพื่อให้ผู้ถือหุ้นได้รับข้อมูลที่ชัดเจน เพียงพอ และมีระยะเวลาอันสมควรแก่การพิจารณาระเบียบวาระการประชุม
- มีการกำหนดวัน เวลาประชุม ในวันที่ไม่ตรงกับวันหยุดนักขัตฤกษ์ โดยจัดรูปแบบการประชุมตามแต่ความเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบ physical หรือผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-AGM) ตามพระราชกําหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังมีการนำเทคโนโลยีมาใช้กับการประชุมผู้ถือหุ้น ทั้งการลงทะเบียนทางออนไลน์ การส่งคำถามได้ล่วงหน้าผ่านอีเมล เป็นต้น เพื่อให้การประชุมดำเนินไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้องแม่นยำ
- ผู้ถือหุ้นสามารถดาวน์โหลดหนังสือมอบฉันทะแบบ ข. และ ค. ได้ผ่านทางเวบไซต์บริษัท พร้อมมีการแนบหนังสือมอบฉันทะแบบ ข. และ ค. พร้อมกับเอกสารเชิญประชุม เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ถือหุ้น ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ด้วยตนเอง เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถมอบอำนาจให้กรรมการอิสระที่บริษัทแต่งตั้งขึ้นเป็นผู้รับมอบอำนาจแทน โดยปฏิบัติหน้าที่เสมือนเป็นตัวแทนของผู้ถือหุ้นรายย่อย หรือสามารถมอบอำนาจให้บุคคลอื่นเข้าร่วมประชุมและออกเสียงคะแนนแทนตน ตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในหนังสือมอบฉันทะ ซึ่งเป็นเงื่อนไขตามกฎหมายทั่วไป
- เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นทุกรายมีสิทธิเท่าเทียมกันในการแสดงความคิดเห็นหรือซักถาม โดยได้จัดสรรเวลาอย่าง เพียงพอและเหมาะสม และจะบันทึกข้อซักถามและข้อเสนอแนะที่สำคัญจากผู้ถือหุ้นไว้ในรายงานการประชุมอย่างครบถ้วน
- แจ้งมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นและผลการลงคะแนนในแต่ละวาระภายในวันประชุมผู้ถือหุ้นหรืออย่างช้าภายในเวลา 9.00 น.ของวันทำการถัดไป ผ่านระบบข่าวของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLINK)
- จัดทำรายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น เพื่อนำส่งตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งได้เผยแพร่รายงานการประชุมทางเว็บไซต์ของบริษัทและแจ้งผ่านระบบข่าวของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLINK) ภายใน 14 วันนับจากวันประชุมผู้ถือหุ้น
- บริษัทบันทึกการประชุมในลักษณะสื่อวีดีทัศน์และบันทึกการลงคะแนนเสียง และได้เผยแพร่บนเว็บไซต์ของบริษัท เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ถือหุ้นและบุคคลภายนอกที่สนใจดูการประชุมผู้ถือหุ้นที่จัดขึ้น
- มอบหมายให้เลขานุการบริษัท และฝ่ายนักลงทุนสัมพันธ์ เป็นผู้ติดต่อ ประสานงาน และอำนวยความสะดวกระหว่างบริษัทกับผู้ถือหุ้นและนักลงทุน
